Управление, маркетинг
и сервис в частной медицине
Статьи
о различный аспектах работы коммерческой клиники
Блог
Управленческий учёт и отчётность в частной клинике
Выручка клиники выросла, но денег на расчётном счёте больше не стало. Клиника показывает высокий оборот, однако руководство не понимает, приносит ли она прибыль. Врачи загружены, пациенты оплачивают лечение, собственник регулярно вносит дополнительные средства для расчётов с персоналом и поставщиками, но прибыли не видно.
Как разобраться в чем дело?
Обычно проблема заключается не в отсутствии данных. Информация уже находится в медицинской информационной системе, банковских выписках, кассе, бухгалтерской программе и расчётах заработной платы. Но эти сведения не объединены по единым правилам и не дают руководителю целостной картины.
Задача управленческого учёта — превратить разрозненные операции клиники в информацию, на основании которой можно принимать решения.

Назначение управленческого учёта в клинике

Управленческий учёт — это внутренняя система сбора, сопоставления и анализа финансовых и операционных данных организации.
Для руководства клиники такая система должна отвечать как минимум на несколько вопросов:
  • какой финансовый результат получен за месяц;
  • почему изменилась прибыль;
  • сколько денег доступно для платежей;
  • сколько клинике должны пациенты, страховые компании и другие контрагенты;
  • сколько сама клиника должна врачам, сотрудникам, поставщикам и банкам;
  • какие филиалы и медицинские направления формируют результат;
  • какие расходы выросли и с чем это связано;
  • можно ли финансировать новое оборудование, дополнительный филиал или расширение штата.
Одна таблица с выручкой и расходами на эти вопросы не отвечает. Для этого необходимо различать движение денег, доходы и расходы периода, имущество и обязательства клиники.

Отличие от бухгалтерского и налогового учёта

Бухгалтерский учёт используется для подготовки бухгалтерской финансовой отчётности. Общие требования к его организации в России определены Федеральным законом № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте».
Налоговый учёт необходим прежде всего для правильного расчёта налоговой базы и обязательств перед государством.
Управленческий учёт предназначен для внутренних решений руководства клиники. Его структуру клиника формирует с учётом собственной модели работы, филиалов, медицинских направлений и задач руководства.
Все три вида учёта могут использовать одни и те же первичные данные, но по-разному их группируют и интерпретируют.
Например, пациент внёс аванс за операцию в августе, а сама операция состоится в сентябре. Деньги клиника уже получила, но считать их доходом августа для оценки финансового результата преждевременно.
Обратная ситуация возникает при работе по добровольному медицинскому страхованию — ДМС. Услуга оказана в августе, а страховая компания оплатит её в сентябре или октябре. Доход от работы уже сформирован, хотя деньги ещё не поступили.
Покупка медицинского оборудования также уменьшает остаток денег, но не должна автоматически полностью уменьшать прибыль одного месяца. Оборудование будет использоваться в течение длительного времени.
Именно поэтому обороты по банковскому счёту нельзя использовать как готовый отчёт о прибыли.

Минимальная система управленческого учёта

Рабочая система начинается с единых правил.

Единая методика

Клиника должна заранее определить (и для разных клиник эти правила могут различаться в зависимости от специфики и условий работы клиники):
  • в какой момент фиксируется доход (смотрите примеры выше);
  • как учитываются авансы, возвраты и скидки;
  • к какому периоду относятся расходы;
  • как отражается вознаграждение врачей;
  • как распределяются общие расходы между филиалами и направлениями;
  • какие покупки относятся к текущим расходам, а какие — к приобретению имущества;
  • как учитывается задолженность.
Без общей методики один сотрудник например будет считать доход по оплатам, другой — по оказанным услугам, а третий — по выставленным счетам. Все получат разные цифры и будут считать их правильными.

Понятные направления анализа

Слишком общий отчёт показывает только итог всей организации. Из него невозможно понять, где именно возникло отклонение,а где наоборот произошел рост.
Для большинства частных клиник на первом этапе достаточно разделять данные по нескольким признакам:
  • юридическое лицо или филиал;
  • медицинское направление;
  • вид плательщика: физическое лицо, ДМС, ОМС, если клиника с ним работает;
  • основные группы доходов и расходов.
Детализацию по каждому врачу или отдельной услуге стоит вводить только тогда, когда данные достаточно надёжны и клиника понимает, какие решения будет принимать на их основе.

Согласованные источники данных

Для каждого показателя определяется основной источник.
Например:
  • оказанные услуги и визиты — медицинская информационная система;
  • полученные оплаты — касса;
  • заработная плата — расчётная ведомость;
  • обязательства перед поставщиками — бухгалтерская система и полученные документы;
  • остатки денег — банковские счета и касса;
  • задолженность страховых компаний — реестр оказанных, но не оплаченных услуг.

Комплект связанных отчётов

Основу финансовой отчётности обычно составляют три документа:
  • отчёт о движении денежных средств — ОДДС;
  • отчёт о прибылях и убытках — ОПиУ (он же P&L);
  • управленческий баланс.
ОДДС показывает, откуда пришли и на что ушли деньги. ОПиУ отражает доходы, расходы и финансовый результат периода. Баланс показывает имущество клиники, остатки денег, задолженность и источники финансирования.
Они рассматривают одну организацию с разных сторон и должны быть связаны между собой. Подробное назначение и устройство каждого отчёта уже разобрано в других моих статьях на сайте.

Деньги есть, но это ещё не прибыль (пример)

Рассмотрим условную клинику.
За месяц на её счета и в кассу поступило 12,4 млн рублей. Выплаты составили 11,9 млн. Остаток денег увеличился на 500 тыс. рублей.
Если оценивать результат только по движению денег, можно сделать вывод, что клиника заработала 500 тыс. рублей.
Однако при разборе операций выясняется следующее:
  • 1 млн рублей поступил как аванс за операции следующего месяца;
  • 800 тыс. рублей страховая компания перечислила за лечение, оказанное в предыдущем месяце;
  • за услуги текущего месяца страховые компании ещё должны клинике 600 тыс. рублей;
  • 1,5 млн рублей направлено на покупку оборудования;
  • 1,2 млн рублей вознаграждения врачей за текущий месяц будет выплачено в следующем.
После распределения доходов и расходов по соответствующим периодам ОПиУ показывает прибыль 1,7 млн рублей. При этом остаток денег вырос только на 500 тыс. рублей, у клиники появилась дебиторская задолженность 600 тыс. рублей и обязательство выплатить врачам 1,2 млн рублей.
Противоречия здесь нет.
Клиника одновременно получила:
  • положительный финансовый результат;
  • небольшой прирост денег;
  • новые обязательства;
  • задолженность контрагентов;
  • медицинское оборудование.
Ни один из этих показателей по отдельности не описывает её финансовое положение полностью.

Организация управленческого учёта на практике

Сначала фиксируются решения, для которых нужна отчётность (ставится вопрос)

Например:
  • можно ли открыть ещё одну врачебную смену;
  • какой филиал требует постоянного финансирования;
  • почему рост выручки не приводит к росту прибыли;
  • хватает ли денег для выплаты заработной платы;
  • стоит ли покупать оборудование;
  • какие направления формируют основную часть результата.
Если отчёт не помогает ответить ни на один из перечисленных вопросов, он, скорее всего, перегружен лишними показателями.

Описание правил учёта

Следующий этап — короткий внутренний документ с методикой.
В нём закрепляются:
  • состав отчётов;
  • используемые источники;
  • дата закрытия месяца;
  • правила признания доходов и расходов;
  • ответственные за предоставление и проверку данных;
  • порядок исправления ошибок.
На первом этапе не требуется объёмное положение на десятки страниц. Важнее убрать неоднозначность в ключевых операциях: авансах, ДМС, возвратах, выплатах врачам, общих расходах и покупке оборудования.

Сбор и сверка данных

Финансовый специалист или другой ответственный сотрудник объединяет информацию из медицинской системы, бухгалтерии, банковских выписок, кассы и расчётов персонала.
Затем выполняются базовые сверки:
  • услуги сопоставляются с начисленной выручкой;
  • оплаты — с кассой и банком;
  • выплаты врачам — с фактически оказанными услугами и условиями договоров;
  • задолженность — с документами контрагентов;
  • остатки денег — с фактическими счетами и кассой.
Ошибки лучше исправлять до формирования итогового отчёта, а не объяснять уже на совещании руководства.

Закрытие месяца и разбор отчетности

Отчётность должна формироваться по установленному календарю. Слишком поздний отчёт теряет ценность: руководство узнаёт о проблеме тогда, когда следующий месяц уже почти закончился.
После закрытия периода проводится короткий разбор:
  • что изменилось по сравнению с прошлым месяцем и планом;
  • какие отклонения существенны;
  • чем они объясняются;
  • какие действия необходимы;
  • кто отвечает за их выполнение;
  • когда результат выполнения будет проверен.
Отчётность без решений принятых на ее основе превращается в бесполезный архив цифр.

Распределение ответственности

Управленческий учёт нельзя полностью передать бухгалтеру.
Бухгалтерия отвечает за корректность бухгалтерских и налоговых данных, но методика внутренней отчётности должна формироваться совместно с руководством.
Руководитель клиники определяет, принятие каких решений должна поддерживать система. Финансовый специалист собирает и проверяет данные. Руководители подразделений подтверждают фактические операции и объясняют отклонения в своих зонах.

Основные ошибки

Учёт только по движению денег

Банковская выписка показывает платежи, но не прибыль и не полное финансовое положение. В неё одновременно попадают авансы, погашение старых долгов, покупка оборудования и расчёты за разные периоды.

Несогласованные определения

В медицинской системе выручкой считается стоимость оказанных услуг, в таблице руководителя — полученные оплаты, а в бухгалтерии — сумма по своим правилам признания. Пока определения не согласованы, сравнивать отчёты невозможно.

Избыточная детализация

Попытка сразу рассчитать прибыль каждой услуги, каждого врача и каждого пациента часто заканчивается сложной таблицей с недостоверными данными.
Сначала необходим устойчивый общий контур: организация, филиалы, основные направления, деньги, прибыль и задолженность. Более глубокая аналитика вводится только после проверки качества исходных данных.

Автоматизация неработающего учёта

Интеграция медицинской системы, бухгалтерии и аналитической панели не устранит разные определения выручки, расходов и задолженности.
Сначала выстраивается логика учёта и проверяется вручную на нескольких периодах. Только после этого автоматизация сокращает трудозатраты и риск ошибок.

Вывод

Управленческий учёт в частной клинике — это не дополнительная бухгалтерская таблица. Это система, которая связывает оказанные медицинские услуги, оплаты, расходы, задолженность, имущество и операционные показатели клиники.
Для запуска первого контура достаточно:
  1. определить управленческие вопросы для решения которых этот учет должен вестись;
  2. согласовать правила учёта;
  3. закрепить источники данных;
  4. сформировать связанные финансовые отчёты;
  5. установить сроки ежемесячного закрытия и разбора отклонений.
Первый практический шаг — взять один завершённый месяц и сопоставить четыре величины: оказанные услуги, полученные деньги, понесённые расходы и задолженность на конец периода. Если между ними нет понятной связи, управленческий учёт необходимо начинать именно с неё.
Made on
Tilda