{{title}}
{{text}}
Как составить отчёт о движении денежных средств клиники
Отчёт о движении денежных средств — ОДДС — показывает, сколько денег поступило в клинику, сколько было выплачено и почему изменился остаток на счетах и в кассе.
Его основная формула:
Деньги на начало месяца + поступления − выплаты = деньги на конец месяца.
ОДДС не показывает прибыль. Он отражает только фактическое движение денег.
Например, пациент внёс аванс за операцию следующего месяца. Деньги уже поступили и должны попасть в ОДДС, хотя доход от оказания услуги ещё не сформирован.
Или клиника купила оборудование за 1,5 млн рублей. Денег стало меньше, но такая покупка не означает, что клиника получила убыток в том же размере.
Какие данные потребуются
Для составления отчёта нужно собрать операции по всем местам хранения денег:
- расчётным счетам;
- кассам;
- корпоративным картам;
- другим денежным счетам, если они используются клиникой.
Основные источники — банковские выписки и кассовые отчёты.
Данные медицинской информационной системы используются для проверки оплат и их назначения, но не заменяют сведения банка и кассы. МИС может показать оказанную услугу, однако в ОДДС операция отражается только после фактического поступления или выплаты денег.
На первом этапе достаточно выгрузить все операции за один завершённый месяц в таблицу со следующими полями:
Главная задача — не просто перенести банковскую выписку в другую таблицу, а распределить операции по их экономическому смыслу.
Три раздела ОДДС
Денежные потоки клиники удобно разделять на три группы.
Операционная деятельность
Это деньги, связанные с текущей работой клиники.
Поступления:
- оплаты пациентов;
- поступления от страховых компаний;
- авансы за будущие услуги;
- оплаты корпоративных клиентов.
Выплаты:
- заработная плата и вознаграждение врачей;
- налоги и страховые взносы;
- аренда;
- расходные материалы и лекарственные средства;
- лабораторные услуги;
- маркетинг;
- информационные системы;
- хозяйственные и административные расходы;
- возвраты пациентам.
Разница между операционными поступлениями и выплатами показывает, создаёт ли основная деятельность клиники денежный поток.
Инвестиционная деятельность
Сюда относятся крупные вложения в имущество и развитие:
- покупка медицинского оборудования;
- ремонт и оснащение нового филиала;
- приобретение помещения;
- продажа оборудования.
Эти операции нужно отделять от текущих расходов.
Если клиника потратила 2 млн рублей на новый аппарат, общий остаток денег уменьшится. Но из отчёта должно быть видно, что средства направлены не на покрытие текущих убытков, а на приобретение актива.
Финансовая деятельность
Этот раздел показывает поступление и возврат внешнего финансирования:
- вложения собственника;
- получение кредита или займа;
- погашение основного долга;
- изъятие средств собственником;
- выплата дивидендов.
Кредит и взнос собственника увеличивают количество денег, но не являются результатом работы клиники. Поэтому их нельзя смешивать с оплатами пациентов.
Пример ОДДС клиники
На начало месяца у клиники было 3 млн рублей.
За месяц поступило:
- от пациентов — 7,4 млн;
- от страховых компаний — 1,6 млн;
- авансами за будущие операции — 800 тыс.
Всего операционных поступлений — 9,8 млн рублей.
Клиника выплатила:
- врачам и сотрудникам — 4,2 млн;
- за материалы и лабораторные услуги — 900 тыс.;
- за аренду и содержание помещений — 700 тыс.;
- налогов и страховых взносов — 800 тыс.;
- на маркетинг и другие текущие расходы — 900 тыс.
Всего операционных выплат — 7,5 млн рублей.
Чистый денежный поток от основной деятельности:
9,8 млн − 7,5 млн = 2,3 млн рублей.
Кроме того, клиника приобрела оборудование за 1,5 млн рублей.
Итоговое изменение денег:
2,3 млн − 1,5 млн = 800 тыс. рублей.
Остаток на конец месяца:
3 млн + 800 тыс. = 3,8 млн рублей.
В сокращённом виде отчёт выглядит так:
Такой отчёт показывает не только конечный остаток, но и причину его изменения: клиника получила 2,3 млн рублей от основной деятельности и направила 1,5 млн на оборудование.
Операции, требующие отдельного внимания
Переводы между своими счетами
Перевод денег с одного счёта клиники на другой не является ни поступлением, ни расходом.
Например, клиника перевела 500 тыс. рублей с расчётного счёта в одном банке на счёт в другом. В выписках появятся две операции, но общая сумма денег не изменится. В сводном ОДДС такой перевод исключается.
То же относится к внесению наличной выручки из кассы на расчётный счёт.
Эквайринг
Если пациент оплатил 100 тыс. рублей картой, а банк перечислил 98,5 тыс. после удержания комиссии, полезно показать:
- оплату пациента — 100 тыс.;
- комиссию банка — 1,5 тыс.
Иначе поступления пациентов будут занижены, а расходы на эквайринг останутся незаметными.
Авансы пациентов
Аванс включается в ОДДС в момент получения денег. При этом его лучше показывать отдельно от оплаты уже оказанных услуг.
Так руководство видит, какая часть остатка относится к будущим обязательствам клиники.
Вложения собственника и кредиты
Эти деньги отражаются в финансовой деятельности.
Если их включить в оплаты пациентов, отчёт может показать положительный поток от основной работы, хотя фактически клиника покрывает дефицит за счёт собственника или банка.
Проверка готового отчёта
Основная проверка ОДДС выполняется по конечному остатку.
Сумма в отчёте должна совпадать с фактическими деньгами:
- на банковских счетах;
- в кассе;
- на корпоративных картах;
- на других включённых счетах.
Если остаток не совпал, обычно причина находится в одном из четырёх мест:
- пропущена операция;
- один платёж учтён дважды;
- не исключён внутренний перевод;
- неверно указан начальный остаток.
Дополнительно следует просмотреть крупные и необычные платежи. Ошибка в статье не изменит конечную сумму, но исказит выводы.
Например, покупка оборудования, отнесённая к текущим расходам, создаст впечатление резкого ухудшения операционной деятельности.
Как использовать ОДДС в управлении
После составления отчёта руководство должно оценивать не только общий прирост или снижение денег.
Важны три вопроса:
- Создаёт ли основная деятельность положительный денежный поток?
- На какие крупные цели были направлены деньги?
- За счёт чего поддерживается остаток: работы клиники, авансов, кредитов или вложений собственника?
Например, деньги на счетах могли увеличиться на 1 млн рублей. Но если собственник внёс 2 млн, основная деятельность фактически создала дефицит в 1 млн.
В другой ситуации остаток уменьшился на 1 млн, но клиника получила положительный операционный поток и направила деньги на покупку оборудования. Это уже не признак текущей убыточности, а инвестиционное решение.
Основные ошибки
Использование банковской выписки без классификации. Она показывает операции, но не объясняет их назначение.
Учёт не всех денег. В отчёт включён расчётный счёт, но не вошли касса или корпоративная карта.
Смешение оплат пациентов, кредитов и вложений собственника. Невозможно понять, за счёт чего клиника финансирует работу.
Учёт внутренних переводов. Поступления и выплаты искусственно увеличиваются.
Слишком подробные статьи. Отдельная строка создаётся для каждого поставщика или мелкого расхода, и отчёт становится трудным для чтения.
Слишком крупные статьи. Значительная часть платежей попадает в строку «прочее», из-за чего причины изменения денег остаются непонятными.
Для составления ОДДС клинике нужно выполнить пять действий:
- собрать операции по всем счетам и кассам;
- исключить внутренние переводы;
- разделить поступления и выплаты на операционные, инвестиционные и финансовые;
- распределить операции по понятным статьям;
- сверить конечный остаток с банком и кассой.
Первый отчёт лучше составить за один завершённый месяц. Его задача — не обеспечить идеальную детализацию, а показать, создаёт ли текущая деятельность клиники деньги и на что они расходуются.
