Основные финансовые отчёты клиники: ОДДС, ОПиУ и баланс

Почему прибыль не равна деньгам, крупный банковский остаток не всегда означает финансовую устойчивость и какие три отчёта нужны руководителю клиники для полной картины.

По данным медицинской информационной системы клиника оказала за месяц услуг на 10 млн рублей. На банковский счёт и в кассу поступило 9,8 млн, а выплачено 9 млн. На конец месяца у клиники осталось 3,8 млн рублей.

Достаточно ли этих данных, чтобы оценить финансовый результат?

Нет. Из них нельзя понять:

сколько клиника заработала;
какая часть поступлений относится к будущим услугам;
какие расходы уже возникли, но ещё не оплачены;
сколько клинике должны страховые компании;
какая часть денег была направлена на оборудование;
какие обязательства предстоит погасить в следующем месяце.

Для ответа нужны три связанных отчёта:

отчёт о движении денежных средств;
отчёт о прибылях и убытках;
управленческий баланс.

Каждый показывает одну сторону финансового положения клиники. Попытка заменить все три одной таблицей обычно приводит к смешению денег, доходов, расходов, имущества и долгов.

ОДДС (отчет о движении денежных средств): что произошло с деньгами

Отчёт о движении денежных средств — ОДДС — показывает все поступления и выплаты за выбранный период.

Его базовая логика проста:

остаток денег в начале периода + поступления − выплаты = остаток денег в конце периода.

В ОДДС клиники могут отражаться:

оплаты пациентов;
поступления от страховых компаний;
авансы за будущие операции и процедуры;
выплаты сотрудникам и врачам;
расчёты с поставщиками;
аренда и коммунальные расходы;
приобретение оборудования;
получение и погашение кредитов;
вложения и изъятия собственника.

Движение денег обычно разделяют на операционную, инвестиционную и финансовую деятельность. Международный стандарт IAS 7 «Отчёт о движении денежных средств» использует такое разделение, чтобы отличать поступления и выплаты от основной работы организации, приобретения долгосрочных активов и операций с кредитами или капиталом.

Для небольшой клиники первоначальная структура может быть проще. Однако покупку оборудования всё равно не стоит смешивать с оплатой расходных материалов, а получение кредита — с выручкой от пациентов.

Что показывает ОДДС

По этому отчёту руководство оценивает:

хватит ли денег для выплаты заработной платы и налогов;
за счёт чего изменился остаток на счетах;
сколько средств забрала текущая деятельность;
сколько направлено на оборудование и развитие;
зависит ли клиника от кредитов или регулярного финансирования собственника.

При этом ОДДС не показывает прибыль.

Клиника может получить крупный аванс за будущую операцию. Денег станет больше, но услуга ещё не оказана и прибыль от неё не сформирована.

Возможна и обратная ситуация: клиника оказала услуги пациентам по добровольному медицинскому страхованию — ДМС, но страховая компания оплатит их через месяц. Доход уже возник, а поступления денег пока нет.

ОПиУ (отчет о прибылях и убытках): какой финансовый результат получен

Отчёт о прибылях и убытках (он же PnL, как сейчас модно говорить) — показывает доходы и расходы, относящиеся к определённому периоду, а также полученную прибыль или убыток.

Главное отличие от ОДДС заключается во времени признания операции.

В ОДДС операция появляется при поступлении или выплате денег. В ОПиУ — когда клиника оказала услугу, использовала ресурс или приняла на себя соответствующее обязательство.

Например:

услуга по ДМС оказана в августе, а деньги поступили в сентябре — доход относится к августу;
пациент оплатил операцию авансом в августе, но она состоится в сентябре — поступление денег произошло в августе, а доход будет признан после оказания услуги;
вознаграждение врача за август выплачивается в сентябре — расход относится к августу;
оборудование оплачено полностью — его стоимость не обязательно становится расходом одного месяца, поскольку оно будет использоваться длительное время.

В упрощённом виде ОПиУ клиники может включать:

выручку;
прямые расходы на оказание медицинских услуг;
расходы на персонал;
аренду и содержание помещений;
маркетинг;
административные расходы;
амортизацию;
проценты и налоги;
итоговую прибыль или убыток.

Подробная структура зависит от модели клиники. Например, выплаты врачам могут быть прямыми расходами конкретного направления, а заработная плата управляющего — общим административным расходом.

Что показывает ОПиУ

Этот отчёт позволяет оценить:

зарабатывает ли клиника на своей основной деятельности;
почему изменилась прибыль;
какие группы расходов растут быстрее выручки;
какой филиал или направление формирует результат;
покрывает ли выручка постоянные расходы;
способна ли клиника финансировать развитие за счёт собственной деятельности.

Однако наличие прибыли не гарантирует наличия свободных денег.

Прибыль может находиться в дебиторской задолженности страховых компаний, запасах и оборудовании. Одновременно клинике могут предстоять крупные выплаты врачам, поставщикам и банкам.

Управленческий баланс: что есть у клиники и кому она должна

Управленческий баланс показывает финансовое положение клиники на конкретную дату.

Если ОДДС и ОПиУ описывают события за месяц, квартал или год, баланс представляет состояние организации, например, на 31 августа.

В одной части баланса находятся активы клиники:

деньги на счетах и в кассе;
задолженность пациентов и страховых компаний;
запасы лекарственных средств и расходных материалов;
медицинское оборудование;
иное имущество.

В другой части отражаются источники формирования этих активов:

задолженность перед врачами и сотрудниками;
долги поставщикам;
авансы пациентов;
налоги к уплате;
кредиты и займы;
средства собственника;
накопленная прибыль.

Основная связь выглядит так:

активы = обязательства + собственный капитал.

Баланс позволяет увидеть то, что скрывают два других отчёта.

Например, на счетах клиники находится 5 млн рублей. Эта сумма выглядит значительной. Но если 2 млн являются авансами пациентов, 1,5 млн нужно выплатить врачам, а ещё 1 млн — поставщикам, свободная финансовая позиция клиники гораздо слабее, чем показывает банковский остаток.

Что показывает баланс

По балансу можно определить:

где находится заработанная прибыль;
сколько денег связано в задолженности контрагентов;
насколько клиника зависит от кредитов;
какие обязательства нужно погасить в ближайшее время;
какое имущество сформировано за счёт собственных, а какое — за счёт заёмных средств;
не финансирует ли клиника долгосрочные покупки за счёт денег, необходимых для текущих расчётов.

Сам по себе баланс не объясняет, почему показатели изменились. Для этого его нужно сопоставлять с ОПиУ и ОДДС.

Один месяц в трёх отчётах

Рассмотрим упрощённый пример. Налоги, амортизация и часть второстепенных операций в нём не учитываются, чтобы показать связь отчётов.

В начале месяца на счетах и в кассе клиники находилось 3 млн рублей.

За месяц произошли следующие операции:

клиника оказала услуг на 10 млн рублей;
от пациентов и страховых компаний получила 9 млн;
ещё 1 млн за оказанные услуги остался в дебиторской задолженности;
пациенты внесли 800 тыс. рублей авансов за будущие операции;
расходы текущего месяца составили 8,2 млн;
из них 7,5 млн фактически оплачено;
700 тыс. рублей предстоит выплатить в следующем месяце;
клиника купила оборудование за 1,5 млн рублей.

Отчёт о прибылях и убытках

Выручка составила 10 млн рублей, расходы — 8,2 млн.

Прибыль месяца:

10 млн − 8,2 млн = 1,8 млн рублей.

ОПиУ показывает, что текущая деятельность клиники была прибыльной.

Отчёт о движении денежных средств

Денежные поступления составили:

9 млн рублей за медицинские услуги;
800 тыс. рублей авансов.

Всего — 9,8 млн рублей.

Выплаты составили:

7,5 млн рублей по текущим расходам;
1,5 млн рублей за оборудование.

Всего — 9 млн рублей.

Остаток на конец месяца:

3 млн + 9,8 млн − 9 млн = 3,8 млн рублей.

Деньги увеличились на 800 тыс. рублей, хотя прибыль составила 1,8 млн.

Управленческий баланс

На конец месяца активы клиники включают:

деньги — 3,8 млн рублей;
задолженность страховых компаний и пациентов — 1 млн;
оборудование — 1,5 млн.

Всего активов — 6,3 млн рублей.

Обязательства:

авансы пациентов — 800 тыс. рублей;
неоплаченные текущие расходы — 700 тыс.

Всего обязательств — 1,5 млн рублей.

Собственный капитал составляет 4,8 млн рублей:

3 млн рублей на начало периода;
1,8 млн рублей прибыли месяца.

Что объясняет расхождение между прибылью и деньгами

В примере прибыль составила 1,8 млн рублей, а остаток денег увеличился только на 800 тыс.

Разницу объясняют операции, которые по-разному отражаются в отчётах.

Дебиторская задолженность в 1 млн рублей увеличила выручку и прибыль, но ещё не принесла денег.

Авансы пациентов в 800 тыс. рублей увеличили деньги, но не стали доходом текущего месяца.

Неоплаченные расходы в 700 тыс. рублей уменьшили прибыль, хотя деньги будут выплачены позднее.

Покупка оборудования за 1,5 млн рублей уменьшила остаток денег, но не стала расходом текущего периода в полной сумме.

Без трёх отчётов руководство видит только отдельные фрагменты этой картины.

Взаимная проверка отчётов

Три отчёта должны составляться за один период и по согласованной методике.

Между ними существуют контрольные связи.

Остаток денег на конец ОДДС должен совпадать с суммой денег в балансе.

Прибыль из ОПиУ увеличивает собственный капитал в балансе. При этом необходимо учитывать вложения и изъятия собственника, дивиденды и результаты предыдущих периодов.

Дебиторская задолженность, кредиторская задолженность и авансы объясняют часть разницы между прибылью и движением денег.

Если отчёты не связываются между собой, возможны несколько причин:

разные периоды;
различающиеся правила признания операций;
пропущенные платежи;
двойной учёт;
неверное отражение авансов;
незанесённая задолженность;
смешение средств нескольких юридических лиц.

В этом случае нельзя выбирать тот отчёт, цифры которого выглядят правдоподобнее. Сначала нужно найти причину расхождения.

Периодичность и уровень детализации

Для целей руководства клиники ОПиУ и баланс обычно целесообразно формировать ежемесячно после закрытия периода. ОДДС может обновляться чаще, поскольку решения о платежах принимаются в течение месяца.

В отчётах полезно показывать:

данные текущего месяца;
предыдущий сопоставимый период;
план;
отклонение от плана;
накопительный итог с начала года.

Разделение по филиалам, направлениям и врачам имеет смысл только при надёжных исходных данных и понятных правилах распределения общих расходов.

Например, прибыль филиала нельзя достоверно рассчитать, если клиника не определила, как между подразделениями распределяются маркетинг, администрация, информационные системы и работа общего колл-центра.

Слишком подробный, но недостоверный отчёт опаснее компактного: он создаёт ложную точность и подталкивает руководство клиники к неверным решениям.

Итог

Три основных финансовых отчёта показывают клинику с разных сторон.

ОДДС отвечает на вопрос, откуда пришли и куда ушли деньги.

ОПиУ показывает, получила ли клиника прибыль за период и за счёт чего сформировался результат.

Управленческий баланс отражает, какими активами располагает клиника, сколько она должна и какая часть имущества принадлежит собственникам.

Ни один отчёт не заменяет два других. Финансовая картина становится понятной только тогда, когда прибыль, деньги, имущество и обязательства связаны одной методикой.

Первый практический шаг — взять один завершённый месяц и составить по нему три упрощённых отчёта. Затем проверить, совпадает ли остаток денег в ОДДС с балансом и можно ли объяснить разницу между прибылью и изменением денежных средств.